¶ 📖 Manual do Usuário — Sistema KVG WEB
Bem-vindo à Central de Ajuda e Manual do Usuário do KVG WEB.
Aqui você encontra o passo a passo, processos e guias práticos para utilizar todas as funcionalidades e módulos do sistema no seu dia a dia.
¶ 🗺️ Mapa de Módulos do Sistema
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👥 1. Recursos Humanos & Gestão de Pessoal
- 📋 Cadastro & Ficha do Colaborador
- 👔 Estrutura de Funções, Equipes e Cargos
- 🏗️ Alocação Diária em Obras & Visão de Efetivo
- 🗓️ Programação e Controle de Férias
- 🛏️ Alojamentos e Diárias de Viagem
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🦺 2. Segurança do Trabalho & Conformidade (SST)
- 🦺 Controle & Entrega de EPIs com Validação de CA
- 🎓 Gestão de Treinamentos, Cursos e Emissão de Certificados
- 📘 Instruções de Trabalho (IT) e Procedimentos
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📊 3. Comercial, Orçamentos & Gestão de Obras
- 💼 Funil de Propostas Comerciais & Revisões
- 🏗️ Gestão de Clientes e Projetos/Obras (PRs)
- 📅 Cronograma Executivo & Gráfico de Gantt Interativo
- 📑 Boletins de Medição de Serviços (BMS)
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📑 4. Contratos & Terceirização
- 📄 Contratos de Locação de Equipamentos e Fornecedores
- 🤝 Gestão de Empresas Terceiras e Mão de Obra Subcontratada
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🚛 5. Ativos, Frota & Reservas
- 🛠️ Verificação e Calibração de Equipamentos & Instrumentos
- 🚗 Gestão de Frota, Reservas de Veículos e Manutenções
- 🏢 Agendamento de Salas de Reunião
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📦 6. Suprimentos, Compras & Almoxarifado
- 📝 Requisições de Compra e Acompanhamento de Pedidos
- 🚚 Conferência, Abastecimento e Entrega em Obras
- 🏷️ Almoxarifado: Entradas, Saídas, Saldos e Patrimônio
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💰 7. Financeiro & Controladoria
- 💵 Fluxo de Caixa Diário e Previsões
- 🏦 Registros Financeiros por Entidade / Filial
- 📊 Dashboard de Conciliação e Acertos Financeiros
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📋 8. Gestão da Qualidade & Auditoria
- 📄 Controle de Documentos e Formulários (ISO 9001)
- 🛡️ Painel de Inconsistências e Validação de Dados (QA)
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⚙️ 9. Informações Gerais & Utilidades
- 📅 Calendário de Feriados por Região e Obra
- 🧭 Registro de Visitas Técnicas e Comerciais
- ☀️ Previsão do Tempo nas Frentes de Obra
¶ 🚀 Fluxos Rápidos de Trabalho (Processos do Dia a Dia)
Selecione o processo que deseja realizar para consultar o guia rápido:
| Objetivo | Módulos Envolvidos | O que você faz |
|---|---|---|
| Admitir e alocar colaborador | RH > Funções > Efetivo | Cadastra o colaborador, define sua função/equipe e realiza a alocação na obra (PR). |
| Entregar EPI com validade legal | SST > EPI | Registra a entrega vinculada ao CA válido e imprime a ficha assinada. |
| Criar turma e emitir certificados | SST > Treinamentos | Abre a turma do curso (NR), insere os participantes e gera os certificados em lote/PDF. |
| Converter proposta em obra | Comercial > Orçamentos | Lança a proposta comercial e, após aprovação do cliente, cria a PR de execução. |
| Planejar cronograma da obra | Planejamento > Gantt | Monta a estrutura de atividades, vínculos e acompanha o avanço no gráfico de Gantt. |
| Solicitar e receber materiais | Suprimentos > Almoxarifado | Abre a requisição, aprova, confere o recebimento e confirma a entrega na obra. |
| Medir serviço e faturar | Medições (BMS) | Cria o boletim de medição mensal, gera a revisão e envia para aprovação do cliente. |
| Reservar veículo ou sala | Frota / Agendamentos | Escolhe a data/horário, seleciona o recurso e confirma o agendamento sem conflitos. |
¶ 📚 Guias Detalhados por Módulo
¶ 1. 👥 Recursos Humanos & Gestão de Pessoal
¶ 📋 Cadastro e Ficha de Funcionários
- O que faz: Centraliza todos os dados cadastrais, documentos pessoais, contatos e dados bancários dos colaboradores.
- Principais Recursos:
- Ficha Completa: Visualização consolidada com histórico funcional, alterações de cargo, histórico de situação (ativo, afastado, férias, demitido).
- Controle de Saúde Ocupacional (ASO): Alertas de exames admissionais, periódicos e demissionais a vencer ou realizados no mês.
- Diárias e Alojamento: Gerenciamento mensal de colaboradores que necessitam de alojamento ou diárias de deslocamento para obras distantes.
- Organograma & Painel: Visualização gráfica da estrutura da empresa e relatórios de headcount.
¶ 👔 Funções, Equipes e Cargos
- O que faz: Estrutura os níveis hierárquicos, nomenclaturas de cargos, equipes operacionais e subequipes de campo.
- Principais Recursos:
- Cadastro de funções padrão e requisitos.
- Associação de equipes de campo aos seus respectivos encarregados/supervisores.
- Filtros dinâmicos de colaboradores por função e equipe.
¶ 🏗️ Alocação de Efetivo & Visão de Obras
- O que faz: Permite apontar onde cada colaborador está trabalhando dia a dia, registrando horas normais, extras e tipo de presença.
- Principais Recursos:
- Alocação Rápida: Apontamento individual ou em lote por data e obra (PR).
- Resumos Gerenciais: Consulta de efetivo por obra, por cliente e por função.
- Visão de Obras: Gráficos de mão de obra mobilizada vs. desmobilizada ao longo do tempo.
- Apropriação de Folha: Exportação de relatórios mensais para fechamento de folha de pagamento e cartão-ponto.
¶ 🗓️ Gestão de Férias
- O que faz: Controle dos períodos aquisitivos e programação de descanso da equipe.
- Principais Recursos:
- Alertas visuais de limite do período concessivo para evitar férias vencidas em dobro.
- Calendário anual com visão das férias planejadas e em andamento.
¶ 2. 🦺 Segurança do Trabalho & Conformidade (SST)
¶ 🦺 Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
- O que faz: Garante a proteção dos colaboradores e a conformidade legal com as normas do MTE.
- Principais Recursos:
- Controle de CA (Certificado de Aprovação): Consulta e validação de vigência do CA junto à base governamental.
- Ficha de Entrega: Registro do item entregue, data, motivo (entrega inicial, troca, extravio) e emissão de comprovante para assinatura.
- Rastreabilidade de Vida Útil: Controle de validade e alertas de necessidade de substituição periódica.
¶ 🎓 Treinamentos & Normas Regulamentadoras (NRs)
- O que faz: Gerencia a qualificação obrigatória da equipe (NR-10, NR-35, NR-33, etc.).
- Principais Recursos:
- Abertura de Turmas: Planejamento com instrutor, carga horária, responsável técnico e cronograma.
- Participantes Internos e Externos: Inclusão de funcionários próprios e parceiros terceirizados.
- Emissão de Certificados: Geração automática de certificados individuais e em lote em formato PDF com autenticação.
- Matriz de Vencimento de Cursos: Relatório de treinamentos prestes a vencer para reciclagem preventiva.
¶ 📘 Instruções de Trabalho (IT)
- O que faz: Registro formal de procedimentos operacionais e comprovação de leitura/treinamento dos procedimentos pelos colaboradores.
¶ 3. 📊 Comercial, Orçamentos & Gestão de Obras
¶ 💼 Propostas Comerciais
- O que faz: Acompanhamento do funil de vendas, desde a cotação até o fechamento.
- Principais Recursos:
- Cadastro de compradores, contatos do cliente e empresas concorrentes.
- Histórico de revisões da proposta de preço e escopo técnico.
- Mudança de status: Em elaboração, Enviada, Contemplada, Não contemplada ou Declinada.
- Indicadores comerciais (taxa de conversão, lead time de resposta).
¶ 🏗️ Orçamentos e Projetos / Requisições (PRs)
- O que faz: Criação da ordem de serviço/projeto (PR) a partir da proposta aprovada.
- Principais Recursos:
- Segmentação de clientes com análise de perfil (recorrência e volume).
- Painel consolidado da obra: Mão de obra alocada, materiais aplicados, requisições abertas e despesas financeiras.
- Visualização em formato Kanban para acompanhamento do status das obras.
¶ 📅 Planejamento & Cronograma Gantt
- O que faz: Cronograma físico e encadeamento de etapas das obras.
- Principais Recursos:
- Cadastro de atividades, durações, marcos contratuais e predecessoras.
- Gráfico de Gantt Interativo: Visualização em linha do tempo com caminho crítico e barras de progresso.
- Histórico de reprogramações com justificativas de eventuais desvios de prazo.
¶ 📑 Medições de Serviços (BMS)
- O que faz: Formalização do avanço físico executado para emissão de faturamento.
- Principais Recursos:
- Lançamento de itens contratuais medidos no período.
- Controle de revisões de medição.
- Disparo automático de e-mail com a folha de medição anexa para validação do fiscal do cliente.
¶ 4. 📑 Contratos & Terceirização
¶ 📄 Contratos de Locação e Fornecedores
- O que faz: Controle de contratos de locação de equipamentos, máquinas e serviços contínuos.
- Principais Recursos:
- Cadastro de fornecedores e seus contatos diretos.
- Registro de equipamentos vinculados ao contrato com valores acordados.
- Relatório de pendências documentais e contratuais.
¶ 🤝 Gestão de Terceiros
- O que faz: Governança sobre empresas contratadas para prestar serviços em frentes de trabalho.
- Principais Recursos:
- Lista de funcionários terceirizados alocados em cada obra.
- Checagem de requisitos de segurança, documentação obrigatória e ASOs de terceiros.
- Notificações de pendências por e-mail para regularização.
¶ 5. 🚛 Ativos, Frota & Reservas
¶ 🛠️ Equipamentos & Instrumentos de Medição
- O que faz: Acompanhamento técnico do parque de ferramentas, máquinas e instrumentos.
- Principais Recursos:
- Registro de calibrações, verificações periódicas e laudos técnicos.
- Rastreamento da localização atual e histórico de movimentação do patrimônio.
¶ 🚗 Gestão de Frota
- O que faz: Controle unificado de veículos da empresa, viagens e manutenção preventiva/corretiva.
- Principais Recursos:
- Cadastro de veículos, placas, modelos e condutores habilitados.
- Solicitação e aprovação de reservas de veículos para viagens de serviço.
- Registro de quilometragem e agendamento de revisões.
¶ 🏢 Agendamento de Salas
- O que faz: Reserva de salas de reunião presenciais ou híbridas com prevenção de choques de horário.
¶ 6. 📦 Suprimentos, Compras & Almoxarifado
¶ 📝 Requisições de Compra & Abastecimento
- O que faz: Fluxo de aquisição de materiais e insumos para escritório e canteiros de obras.
- Principais Recursos:
- Abertura de Requisição: Seleção de materiais do catálogo integrado.
- Gerenciador de Compras: Painel para o setor de compras cotar, vincular ordens de compra e aprovar pedidos.
- Conferência e Abastecimento: Separação dos itens, conferência física e despacho para as obras.
- Confirmação de Entrega: Registro de recebimento na ponta com baixa de pendências.
¶ 🏷️ Almoxarifado & Estoque
- O que faz: Controle quantitativo e financeiro de materiais em estoque.
- Principais Recursos:
- Entradas e saídas de produtos com indicação de motivo e centro de custo.
- Controle de patrimônio individualizado para ferramentas de maior valor.
- Consulta de saldos por almoxarifado em tempo real.
¶ 7. 💰 Financeiro & Controladoria
¶ 💵 Fluxo de Caixa & Registros por Entidade
- O que faz: Monitoramento das movimentações financeiras de entradas e saídas do grupo.
- Principais Recursos:
- Lançamento e conciliação de receitas e despesas por filial/entidade.
- Gráficos comparativos de fluxo realizado vs. previsto.
- Dashboard de Acertos: Visualização integrada com o sistema ERP contábil para ajustes de saldo e auditoria de lançamentos.
¶ 8. 📋 Gestão da Qualidade & Auditoria
¶ 📄 Controle de Documentos (ISO 9001)
- O que faz: Gestão centralizada de procedimentos, manuais, normas e formulários controlados.
- Principais Recursos:
- Controle de versões (revisões ativas e obsoletas).
- Distribuição e recolhimento de cópias controladas físicas/digitais.
- Repositório de formulários padrão prontos para uso.
¶ 🛡️ Painel de Inconsistências (QA)
- O que faz: Robô de auditoria que aponta automaticamente inconsistências cadastrais ou operacionais no sistema.
- Exemplos de Alertas:
- Colaborador alocado em obra com exame ASO vencido.
- Entrega de EPI realizada com CA expirado.
- Requisição de compra sem vínculo de obra/PR.
- Colaborador sem função ou sem equipe vinculada.
¶ 9. ⚙️ Operações & Apoio ao Trabalho
- Calendário & Feriados: Consulta de feriados nacionais, estaduais e municipais específicos de cada local de obra, impactando no cálculo de horas.
- Visitas Técnicas: Agenda de visitas a clientes, atas e relatórios de campo.
- Previsão do Tempo: Monitoramento meteorológico das cidades onde há frentes de serviço ativas.
¶ ❓ Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Como solicito um novo usuário ou alteração de permissão no sistema?
Entre em contato com o administrador do sistema ou abra uma solicitação interna indicando seu nome completo, e-mail e os módulos que você precisa acessar.2. O que fazer quando um CA de EPI estiver próximo de vencer?
O sistema emite alertas preventivos na tela de SST. O responsável deve verificar junto ao fabricante/MTE se houve renovação do CA e atualizar o número/vigência no sistema, ou substituir o modelo de EPI por outro homologado.3. Como exportar relatórios para o Excel?
A maioria das telas de listagem (Funcionários, Efetivo, Férias, Financeiro, etc.) possui um botão Exportar para Excel / XLS no topo da tabela de dados.4. Esqueci minha senha. Como redefinir?
Na tela de login, clique no link "Esqueci minha senha", informe seu e-mail cadastrado e siga as instruções enviadas para cadastrar uma nova senha de acesso.¶ 🔗 Matriz de Relacionamento entre Apps
graph TD
Funcionario[funcionario / RH] --> Funcao[funcao]
Funcionario --> Efetivo[efetivo]
Funcionario --> Ferias[ferias]
Funcionario --> EPI[epi]
Funcionario --> Treinamento[treinamento]
Proposta[proposta] --> Orcamento[orcamento / PRs]
Orcamento --> Planejamento[planejamento / Gantt]
Orcamento --> Efetivo
Orcamento --> Medicao[medicao / BMS]
Suprimento[suprimento] --> Estoque[estoque]
Suprimento --> Contrato[contrato]
Suprimento --> Financeiro[financeiro]
Questor[(ERP Questor)] --> Financeiro
Questor --> Suprimento
Questor --> Proposta
SGG[(SGG RH)] --> ExternalServices[external_services]
ExternalServices --> Funcionario
Inconsistencia[inconsistencia / QA] -.-> Funcionario
Inconsistencia -.-> EPI
Inconsistencia -.-> Orcamento
¶ 📞 Suporte e Contato Interno
- Administração do Sistema: TI / Suporte KVG
- Dúvidas de Processos de RH: Departamento Pessoal
- Dúvidas de Normas e EPI: Segurança do Trabalho (SST)
- Dúvidas de Compras: Setor de Suprimentos